Общие принципы работы

Добро пожаловать в Compla!
Система управления заказами «Compla» предназначена для регистрации поставщиков и покупателей, учета поставок и этапов выполнения заказов.

Чтобы начать работу, необходимо зарегистрировать компанию и ответственное лицо. Для регистрации компании обязательно указать следующее:
  • Является ли компания поставщиком;
  • Является ли компания покупателем;
  • Организационно-правовая форма и название компании;
  • Профиль или профили деятельности компании;
  • ИНН;
  • Телефон;
  • Субъект РФ;
  • Ответственное лицо: фамилия, имя, отчество, E-mail;
  • Пароль для входа ответственного лица.

После регистрации в системе будет создан пользователь с ФИО ответственного лица и рангом "Руководитель компании". Система потребует подтверждения регистрации по E-mail. После подтверждения пользователь автоматически попадает в меню «Заказы».

Интерфейс приложения

Главное меню приложения представляет собой навигацию по модулям:

  • Компании - учет зарегистрированных и приглашенных компаний;
  • Заказы - учет заказов;
  • Трекинг - отслеживание за исполняемыми заказами;
  • Пользователи - учет пользователей компании;
  • Аналитика - сводная аналитическая информация о заказах.

Рядом с главным меню присутствует кнопка обучения. В правом верхнем углу экрана находится меню пользователя со ссылкой на личный кабинет, переключатель режима работы компании (см. Компании) и индикатор непрочитанных уведомлений.

В верхней части каждого модуля размещён фильтр для быстрого поиска. Поисковые атрибуты зависят от модуля: к примеру, поиск уведомлений возможен по тексту или по дате.

Компании

В реестре компаний доступен список зарегистрированных и приглашенных компаний с информацией о них. Компании в системе разделяются на Покупателей и Поставщиков. Компания может быть одновременно и покупателем, и поставщиком, но работать может одновременно только в одном из этих режимов. Режимы задаются при регистрации компании. После регистрации руководитель компании может добавить или убрать режим.

Для переключения режима работы используйте кнопку вверху окна. Если у вас в настройках компании выбран только один из режимов работы, то переключение будет недоступно.

Чтобы сформировать заказы, сначала вам нужно внести в систему компании, с которыми вы будете создавать заказы. Этим компаниям будут отправлены приглашения, которые можно создать двумя способами:

  • при создании нового заказа в разделе «Заказы» (см. Добавление заказа);
  • непосредственно в разделе «Компании».

1. Чтобы пригласить компанию из раздела «Компании», нужно выбрать в поиске пункт «Приглашенные».

2. На форме появятся кнопки «Пригласить компанию» и «Импорт из Excel»:

3. Если вы хотите внести компанию вручную, нажмите кнопку «Пригласить компанию». Введите форму собственности, наименование, ИНН и E-mail компании, на который будут отправляться уведомления. После заполнения формы нажмите кнопку «Сохранить». Обязательно введите реальные ИНН и E-mail компании: если эти значения будут отличаться от реальных, приглашенная компания не сможет зарегистрироваться в системе.

После сохранения компании будет автоматически направлено приглашение по E-mail.

4. Если у вас имеется список компаний в Excel, нажмите кнопку «Импорт из Excel». В открывшемся окне нажмите кнопку «Выберите файл». При необходимости можно скачать пример и внести в него нужные данные. Обязательно проверьте все ИНН и E-mail: в системе Compla нельзя зарегистрировать компании с повторяющимися ИНН и пользователей с повторяющимися E-mail.

В файле для загрузки должны быть столбцы «Форма собственности», «Наименование», «ИНН» и «Эл. почта».

Если в вашем файле названия столбцов отличаются, вы можете указать соответствие полей при предварительном просмотре.

Когда соответствия всех столбцов будут выставлены, нажмите на кнопку «Импорт». Компании будут загружены в систему.

Заказы

Работа с заказами - основная задача системы Compla.

Раздел «Заказы» представляет собой реестр, в котором доступен поиск заказов по нескольким параметрам

После добавления контрагентов можно перейти в раздел «Заказы» и начать оформление заказов. Заказы можно создавать как в режиме покупателя, так и в режиме поставщика. Оформлять выполнение и завершение заказов может только Покупатель. Работать со статусами контрольных точек в заказе может только Поставщик.

Для создания заказа пользователь должен перейти в раздел «Заказы» и нажать кнопку «Добавить заказ».

Режим покупателя

Режим покупателя является основным при работе с заказами. Покупатель создает в системе заказ, описывает его этапы в виде контрольных точек и согласует заказ с поставщиком. Когда поставщик осуществляет поставку, то покупатель отмечает заказ как выполненный и оценивает его.

Создание

Для создания заказа покупатель должен перейти в раздел «Заказы» и нажать кнопку «Добавить заказ». Откроется форма создания заказа. В ней покупатель должен выбрать поставщика, указать параметры заказа и этапы его исполнения (контрольные точки).

1. Если поставщик уже зарегистрирован в системе, его нужно выбрать из выпадающего списка в поле «Поставщик» и перейти к шагу 3.

2. Если поставщик еще не зарегистрирован в системе, его нужно пригласить. При создании заказа можно пригласить только одного поставщика. Для этого нажмите кнопку «Пригласить компанию».

Окно приглашения поставщика будет такое же, как при добавлении новой компании. Введите форму собственности, наименование, ИНН и E-mail компании. После заполнения приглашения нажмите «Сохранить». Система автоматически направит на адрес E-mail, указанный в форме, приглашение компании при сохранении заказа.

3. Введите параметры заказа:

  • Номер заказа - номер заказа по документам;
  • Дата заказа - дата создания заказа;
  • Дата завершения - крайний срок выполнения заказа;
  • Базис поставки;
  • Место поставки - адрес, по которому поставщик должен доставить заказ;
  • Сумма (руб.) - общая стоимость заказа.

4. Добавьте первую контрольную точку по заказу. Для этого нажмите кнопку «Добавить контрольную точку», введите дату контрольной точки и её описание.

Добавьте нужное количество контрольных точек. Теперь по этим контрольным точкам будет вести работу Поставщик. Он должен в срок отмечать исполнение контрольных точек.

На основании контрольных точек формируются уведомления, на основании которых формируется трекинг поставки. Контрольные точки устанавливаются в период времени между датами создания заказа и завершения. Количество контрольных точек рекомендуем устанавливать в зависимости от важности отслеживания поставки. Если их будет мало, то статус поставки будет не всегда актуален. Если они будут установлены слишком часто, то это может вызвать затруднение для поставщика количеством необходимых ответов о статусе и количеством напоминаний. Рекомендуем в среднем создавать контрольные точки через 15-30% времени между датами начала и завершения поставки, т.е. 3-6 шт. на один заказ.

5. Нажмите кнопку «Сохранить» для сохранения заказа.

После успешного сохранения созданный заказ появится в списке заказов.

Если компания-поставщик уже зарегистрирована, то заказ получит статус «Ожидает подтверждения».

Если при создании заказа приглашается новый поставщик, то система автоматически направит приглашение компании на электронную почту, а заказ получит статус «Ожидается регистрация». В этом случае нужно дождаться, пока второй участник заказа зарегистрируется в системе. Регистрация приглашенной компании происходит так же, как в разделе «Компании».

Ожидает подтверждения

Подтверждение заказа

Когда Поставщик подтвердит заказ, то он перейдет в статус «Подтвержден», а Покупатель получит соответствующее оповещение.

Подтвержденный заказ необходимо проверить. При необходимости и Поставщик, и Покупатель могут отменить подтверждение и отредактировать заказ, а затем заново отправить на подтверждение.

Выполнение

Чтобы начать выполнение заказа, Покупатель должен нажать кнопку «Начать выполнение». После перевода в статус «Выполнение» возврат заказа в статус «Подтвержден» будет невозможен.

Выполнение заказа

Когда заказ перешел в статус «Выполнение», начинается работа с контрольными точками. Поставщик должен своевременно отмечать исполнение точек или указывать причину задержки. Покупатель должен подтвердить исполнение каждой контрольной точки.

Если до намеченного срока Поставщик не установил статус контрольной точки, система направит оповещения Покупателю и Поставщику.

Покупатель может установить для контрольной точки смещение даты. Для этого он должен открыть заказ и для нужной контрольной точки нажать на кнопку "Смещение даты".

Появится календарь, в котором нужно будет указать новую дату для контрольной точки и нажать на кнопку "Сохранить".

После выполнения контрольной точки Поставщиком Покупатель обязан подтвердить выполнение. Статус контрольной точки сменится на "Исполнено" и рядом с ним появится переключатель. Покупатель может подтвердить исполнение контрольной точки и снять подтверждение.

Когда исполнение контрольной точки будет отмечено как подтвержденное, Поставщик не сможет больше изменить ее статус.

Завершение заказа

После исполнения всех контрольных точек Покупатель должен нажать кнопку «Завершить заказ».

Система предложит ему выставить оценку по выполнению заказа. По пятибалльной шкале нужно оценить качество заказа, срок исполнения, качество документооборота, взаимодействия и стоимость. Затем нужно нажать кнопку «Оценить»:

На этом исполнение заказа завершено. В реестре заказов будет отображен его статус и средняя оценка по заказу.

Если открыть выполненный заказ, то можно будет увидеть в нем полную оценку Покупателем.

Режим поставщика

В режиме поставщика работа с заказами ведется иначе.

Создание заказа

Поставщик создает заказ так же, как Покупатель. При создании заказа Поставщик может выбрать Покупателя из зарегистрированных компаний либо пригласить новую компанию. Но после нажатия кнопки «Сохранить» заказ не уходит на подтверждение.

Если Покупатель зарегистрирован в системе, то заказ сразу получит статус «Подтвержден».

Если Покупатель - вновь приглашенная компания, то заказ получит статус «Ожидается регистрация». После регистрации нового Покупателя его ответственное лицо войдет в систему, и заказ автоматически получит статус «Подтвержден».

Покупатель и Поставщик также могут при необходимости отменить подтверждение заказа.

Выполнение заказа

Кнопку «Начать выполнение» может нажать только Покупатель. Заказ получит статус «Выполнение». Контрольные точки изменят свой вид: у каждой из них появится статус поставки.

Статус поставки может быть:

  • Не исполнено - начальный статус по умолчанию;
  • Исполнено;
  • Риски;
  • Задержка.

Поставщик обязан в срок отмечать выполнение каждой контрольной точки. Для этого он должен:

  • Нажать на кнопку с описанием статуса;
  • В открывшемся окне выбрать новый статус контрольной точки;

  • Для статуса «Риски» или «Задержка» ввести обязательный комментарий;
  • Для статуса «Исполнено» загрузить файл (файлы) отчета;
  • Нажать на кнопку «Сохранить».

Когда статус контрольной точки становится «Исполнено. Не подтверждено», исполнение должен подтвердить Покупатель (см. выше).

После подтверждения Покупателем статус сменится на «Исполнено. Подтверждено». Изменение статуса точки будет невозможно.

Завершение заказа

После завершения и оценки заказа Покупателем оценка будет отображаться для Поставщика.

Пользователи

Ответственное лицо компании может работать самостоятельно или создать пользователей для других сотрудников. Кнопка "Добавить пользователя" позволяет зарегистрировать нового пользователя, указав его роль и контактные данные.

После регистрации пользователя ему по электронной почте отправляется ссылка для входа в систему.

Уведомления

На этой странице в хронологическом порядке отображаются все уведомления, которые система отправляет ответственному лицу. Уведомления дублируются по электронной почте. Как и в почтовом клиенте, можно отметить уведомления как прочитанные (по одному или все одновременно).

Личный кабинет

Личный кабинет содержит информацию о компании и пользователе. Здесь можно изменить контактную информацию, описание компании, а также изменить свой пароль.
По умолчанию личный кабинет открывается на вкладке "Компания":

На этой вкладке отображается информация о тарифе, контактные данные компании и возможные режимы работы. Кнопка "Изменить компанию" позволяет отредактировать данные:

Вкладка "Мой профиль" содержит информацию о текущем пользователе: ФИО, контактные данные и роли.

Пользователь может изменить свои ФИО, должность и телефон. Email-адрес изменить нельзя.

Для изменения пароля нужно перейти на вкладку "Смена пароля", ввести старый пароль, новый пароль и подтверждение.